Neste texto falaremos sobre o que é o trabalho a distância e como você pode ter um bom desempenho trabalhando fora dos escritórios.
O que é o trabalho a distância?
Desde o início do isolamento social implementado por conta da COVID 19, o trabalho a distância se tornou uma opção quase inevitável para a maioria das empresas. Se o home office era uma tendência, hoje o modelo se consolida como uma nova forma de atuação no mercado de trabalho pós-pandêmico.
Mas nem todos ainda estão acostumados a esse cenário e, mesmo que as mesmas funções sejam desempenhadas, trabalhar à distância pode ser muito diferente de trabalhar no escritório.
Uma pesquisa realizada pelo Centro de Inovação da Escola de Negócios de São Paulo (FGV-EAESP) mostrou que, de 464 respondentes, 56% achavam moderadamente ou muito difícil equilibrar as atividades profissionais e pessoais enquanto trabalhavam remotamente durante a pandemia.
Pensamentos como “quando tudo voltar ao normal” entram em jogo neste novo ritmo de trabalho. É por isso que reunimos algumas dicas para melhorar a produtividade e o bem-estar nos desafios do dia-a-dia do teletrabalho. Devemos concordar?
- Comunicação eficaz no teletrabalho
- Melhores práticas para videoconferência
- Evitar a micro gestão no teletrabalho
- (Realistas) dicas para o teletrabalho
Comunicação eficaz no trabalho a distancia
A comunicação que costumava acontecer naturalmente – uma vai para a mesa da outra ou fala com o colega do lado – começa a acontecer apenas através de ferramentas de bate-papo. Todos, até certo ponto, já estão acostumados a conversar via aplicativos como o WhatsApp, Telegram ou Google Hangouts, mas não o tempo todo, certo?
Porque, sejamos francos, há certas coisas que são muito mais fáceis de resolver pessoalmente. Mas como isso não é mais possível, o senhor tem que se adaptar a novas formas de comunicação sem ceder ao barulho.
Colocamos de lado algumas dicas para otimizar a comunicação com sua equipe quando se trabalha remotamente:
Com sua atenção solicitada a todo momento, e em múltiplos canais, é muito mais difícil concentrar-se nas tarefas profundas que requerem mais atenção
Para não falar da videoconferência – a famosa “chamada”. No trabalho remoto, é comum que os gerentes tenham a impressão de que as coisas estão paradas e que eles têm que convocar a equipe para reajustar, reuniões on-line que podem ocupar grande parte de seu dia.
Defina a complexidade do problema a ser tratado. Algumas decisões podem ser tomadas em um diálogo rápido, mas há questões que precisam ser tratadas em profundidade – não seria melhor realizar uma videoconferência, ou seria produtivo desenvolver material explicativo?
Delegar tarefas que sejam compreensíveis e concisas. Escreva de uma maneira fluida que facilite a compreensão. Se possível, use material de referência para facilitar a compreensão.
Centralizar as informações em um só lugar. As ideias nem sempre se desenvolvem de maneira linear, uma parte está no chat, uma parte está na troca de e-mails e a parte final está na chamada, mas quando chegar o momento de exigir uma tarefa, transcreva a informação e não a deixe na memória. Todos tiveram dificuldade para encontrar um arquivo entre as pilhas de material recebido.
Fique à disposição para perguntas. Mesmo com todo o cuidado que o senhor teve, ainda há pontas soltas na comunicação, portanto, seja acessível para explicar tarefas e papéis que ainda não estão claros para os outros.
Separamos aqui algumas dicas para que todos se saiam bem nas videoconferências de trabalho a distância:
Defina com cuidado o tempo investido em uma videoconferência. A rotina produtiva dos participantes será afetada pelo compromisso, é importante que o tempo estimado seja coerente com o tempo realmente necessário para a reunião.
Explicar o objetivo da reunião, para que os participantes possam preparar material e perguntas. Podem ocorrer videoconferências de última hora – afinal de contas, questões importantes não agendam um horário, mas não colocam em suspenso os tópicos a serem discutidos nas chamadas agendadas. Será mais produtivo para a equipe.
Tornar as informações mais tangíveis. Compartilhe sua tela, organize as informações em uma apresentação. Lembre-se de que o conhecimento remoto sofre interferência porque é menos visual.
Muitas informações valiosas são transmitidas nas chamadas, o que significa que alguns dos conhecimentos e decisões não são anotados. Com isso em mente, além de tomar notas, peço permissão para registrar algum conteúdo explicativo que pareça relevante para posterior revisão.
Evite a micro gestão em trabalhos remotos.
Quando a comunicação ocorre, mas de maneira muito fragmentada, os dirigentes podem ter a sensação (às vezes até uma pitada de paranoia!) de que as coisas estão ficando fora de controle. O gerente pode ter a impressão de que não sabe o que a equipe está fazendo – mesmo depois de várias chamadas de alinhamento – e que as informações estão se perdendo nos vários canais. Nesse ponto, o gerente também deve ter cuidado para não cair no erro de micro gestão.
Selecionamos algumas dicas para evitar a micro gestão em trabalhos remotos:
Como todos são remotos, é um pouco mais difícil saber o que todos estão fazendo. E se sua empresa não tiver as ferramentas para saber o que todos estão fazendo, as exigências do dirigente podem se tornar arbitrárias. Um instrumento de gestão do trabalho pode lhe dar todas as informações necessárias para cobrar somente nos momentos certos.
Um instrumento de gestão de tarefas e projetos pode ajudar o senhor a distribuir demandas e ver melhor como cada pessoa de sua equipe está se saindo. Se esse instrumento for um pouco mais robusto, também lhe dará uma visão clara da velocidade de entrega dentro dos projetos.
Os instrumentos de gestão de tarefas funcionam como uma única fonte de verdade. Na plataforma, o senhor tem o quadro geral, obtendo as informações necessárias para tomar decisões e executar ações.
Conheça os horários em que sua equipe trabalha. Plataformas informais de comunicação, como a WhatsApp, não devem ser utilizadas abusivamente. Fale com a equipe durante o horário de trabalho e não durante seus tempos livres.
Dicas importantes para o trabalho a distância.
Acredito que você já deve ter visto aí numerosas exigências e incentivos para que seja produtivo, organizado e concentrado quando trabalha à distância. Sim, é importante tentar manter-se concentrado e organizado para realizar suas atividades de teletrabalho. Mas é preciso lembrar que o contexto é adverso e, portanto, precisamos ser mais respeitosos e cuidadosos com os outros e conosco mesmos. Todos foram pegos de surpresa e todos são lentos para se adaptarem à nova realidade.
Apesar dos desafios, segundo uma pesquisa do Behup com 1.561 respondentes de todas as profissões e regiões do país, 63,2% dos respondentes sentem que sua saúde está melhor ou muito melhor e 39,1% sentem-se um pouco mais saudáveis ou muito mais saudáveis. Isso porque a rotina agitada que muitos brasileiros enfrentam ao se deslocarem e atribuírem papéis na hora das refeições conseguiu frear o isolamento social. A saúde não pode ser reduzida ao fato de o senhor tomar ou não o Covid-19, o senhor deve sempre praticar o autocuidado.
Teletrabalho
Embora o teletrabalho já fosse considerado uma tendência e muitas companhias já a adotaram, para a grande maioria dos entrevistados esta é sua primeira experiência de teletrabalho.
Antes do período de isolamento social, os seguidores do escritório em casa (20%) trabalhavam, em sua maioria, fora do escritório, apenas uma vez por semana (24,2%).
Hoje, 88% das empresas trabalham 100% à distância e a tendência é que, mesmo após o relaxamento das medidas de isolamento social, esse número continue a crescer, com 80% dos gerentes de agências afirmando que gostariam de continuar trabalhando no escritório doméstico entre 3 (19,6%) e 5 (17,3%) dias por semana.